Velká zakázka umí zamotat hlavu. Na jedné straně vidíte částku, která může výrazně zvednout roční obrat. Na druhé straně dobře víte, že než dostanete peníze, budete nejspíš několik týdnů nebo měsíců financovat materiál, lidi, dopravu i běžný provoz. Odmítnout zajímavý obchod jen ze strachu by byla škoda, ovšem přijmout ho bez propočtu může bolet ještě víc.
Nejdřív zapomeňte na celkovou cenu zakázky
Objednávka za tři miliony korun vypadá samozřejmě zajímavěji než práce za dvě stě tisíc. Jenže právě vysoká částka někdy odvádí pozornost od toho podstatného. Kolik vám po dokončení skutečně zůstane?
U běžné zakázky už většinou znáte své náklady docela přesně. U neobvykle velkého projektu se ale začnou objevovat položky, se kterými běžně nepracujete. Přesčasy, externí pracovníci, expresní doprava, skladování, větší zálohy dodavatelům nebo třeba dražší materiál, který musíte koupit narychlo. Každá jednotlivá položka sice nemusí vypadat rizikově, ale dohromady dokážou z plánovaného zisku ukrojit pořádný kus.
Než řeknete ano, zkuste si udělat tři verze kalkulace:
- optimistickou, kdy všechno běží podle plánu,
- realistickou, kde počítáte s několika běžnými komplikacemi,
- pesimistickou, ve které vstupy zdraží a část projektu se zdrží.
Pokud vám zakázka vychází dobře pouze v první variantě, je to varování. Ne nutně důvod ji odmítnout, ale rozhodně důvod vyjednávat o podmínkách.
Podívejte se, kdy přesně vám budou peníze chybět
Zisková zakázka vás může dostat do problémů s hotovostí. Zní to trochu absurdně, ale v podnikání jde o docela běžnou situaci. Materiál zaplatíte teď, mzdy příští měsíc, subdodavatel chce polovinu předem. Váš zákazník ale pošle peníze až 45 nebo 60 dní po předání.
Takže ano, na konci můžete vydělat velmi slušně. Jen se k tomu konci musíte finančně dostat.
Rozepište si proto celý projekt po týdnech nebo měsících. Zajímejte se o to, kolik peněz budete mít v jednotlivých fázích skutečně na účtu. Snadno tak zjistíte, že největší problém nepředstavuje konečná cena projektu, ale třeba šestitýdenní období uprostřed realizace, kdy vám bude chybět milion korun.
Pokud vlastní hotovost nechcete nebo nemůžete použít celou, můžete část financování řešit externě, přičemž jednou z možností může být podnikatelský úvěr.
Dobrá zakázka od špatného zákazníka není dobrá
U velkého obchodu se snadno soustředíte na cenu, marži a termín dokončení. Přitom část rizika sedí na druhé straně stolu. Kdo vám vlastně bude platit?
Ani známé jméno automaticky neznamená bezproblémovou spolupráci. U velkých společností se někdy faktura posouvá přes několik oddělení, někdo musí schválit předání a někdo další vícepráce. Z původních 30 dnů splatnosti pak v praxi může být mnohem delší čekání.
Ještě před podpisem smlouvy si proto zjistěte, jak zákazník funguje v praxi. Pokud s ním spolupracujete poprvé, zajímejte se hlavně o:
- kdo potvrzuje převzetí práce a za jakých podmínek,
- jak se schvalují změny rozsahu nebo vícepráce,
- zda můžete fakturovat po etapách,
- zda dostanete zálohu na materiál,
- co smlouva říká o zpoždění na straně zákazníka.
Možná nakonec zjistíte, že problémem není samotná velikost zakázky, ale platební podmínky, které si ještě můžete zkusit upravit.
Spočítejte si i práci, kterou kvůli projektu nevezmete
Tohle se při kalkulacích přehlíží docela často. Velká zakázka vám nezabere jen peníze. Zabere kapacitu.
Možná na ni na tři měsíce přesunete své nejlepší lidi. Možná obsadíte téměř celou výrobu nebo budete mít plný sklad. A možná kvůli tomu odmítnete několik menších zákazníků, se kterými už spolupracujete roky. Právě tady se může zdánlivě fantastický obchod trochu zhoršit.
Řekněme, že na velkém projektu očekáváte zisk 700 000 Kč. Jenže během jeho realizace odmítnete zakázky, na kterých byste běžně vydělali 300 000 Kč. Skutečný přínos nového projektu už pak nevypadá stejně.
Položte si jednoduchou otázku: Co bychom v těchto měsících dělali, kdyby tahle objednávka nepřišla? Pokud by část lidí nebo výroby zůstala volná, je situace poměrně jednoduchá. Jestli ale kvůli jednomu zákazníkovi odstavíte dlouhodobé klienty, měli byste za takové rozhodnutí dostat opravdu dobrou cenu.
Za větší nejistotu byste měli dostat něco navíc
Ne každá riziková zakázka je špatná. Kdyby podnikatelé přijímali jen projekty s naprosto jistým výsledkem, spousta firem by nikdy nevyrostla. Má ale smysl rozlišovat mezi rizikem, za které dostanete zaplaceno, a rizikem, které na sebe vezmete jen proto, že objednávka vypadá velkolepě.
Vyšší nejistotu může vyvážit lepší marže. Někdy také zajímavá reference, nový odběratel, vstup do segmentu, kam jste se dlouho chtěli dostat, nebo možnost efektivněji využít drahé vybavení. I takový přínos má hodnotu.
Zkuste si ji ale pojmenovat konkrétně. Věta „tohle nám může otevřít dveře“ zní dobře, ale moc se podle ní rozhodovat nedá. Kam přesně vám je zakázka otevře? Přinese další objednávky? Naučíte se technologii, kterou využijete i jinde? Nebo jde jen o prestižní logo do seznamu referencí?
Čím konkrétnější odpověď máte, tím lépe poznáte, zda se vám vyšší riziko skutečně vyplácí.
Nemusíte říkat jen ano nebo ne
Někdy vám kalkulace ukáže zvláštní výsledek – zakázku chcete, ale v navržené podobě vám nevychází dobře. V takové chvíli nemusíte obchod rovnou odmítnout. Často stačí změnit podmínky.
Můžete chtít vyšší zálohu na vstupní materiál, průběžné fakturace nebo rozdělení projektu do několika etap. U dlouhých zakázek dává smysl vyřešit předem i zdražení některých vstupů. A pokud zákazník požaduje změny během realizace, potřebujete jasně stanovit, kdy už jde o vícepráce a kdo je schvaluje.
Právě v těchto detailech bývá největší prostor, jak riziko stáhnout na přijatelnou úroveň.
Velká objednávka by vás tedy neměla děsit jen svou cenou, ale stejně tak by vás neměla oslnit vysokým obratem. Zajímejte se spíš o to, kolik vyděláte, kolik peněz musíte předem vložit, jak dlouho budou mimo váš účet a co kvůli projektu odsunete stranou.
Když tato čísla znáte, rozhoduje se podstatně lépe. A někdy zjistíte, že právě zakázka, která na začátku působila trochu nebezpečně, patřila mezi nejlepší obchody roku.
